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Teletrabajo para Gerentes de Proyectos

Teletrabajo para Gerentes de Proyectos

Administrar bien, ya sea en persona o a distancia, requiere el mismo conjunto de habilidades. Tendrá que entrenar, dar retroalimentación oportuna y práctica, establecer prioridades, aclarar expectativas, proteger el tiempo de su equipo y usar 1-a-1 para aumentar el compromiso, la certeza, la autonomía, el significado, el progreso y la inclusión social. Entonces, ¿qué es diferente cuando la dinámica remota se involucra? La respuesta es: nada realmente, excepto que todos sus esfuerzos de liderazgo deben ser mucho, mucho más deliberados.

NIVELES 0, 1 y 2:

Haber dominado en sí mismo(a) los tres primeros niveles de la Disciplina de Teletrabajo para Equipos.

previously on ProjectManagementEcuador.com

Basado en la información de LifeLabs.

NIVEL 3:
Los mejores consejos para gestionar / dirigir empleados remotos

Mantenga el 1 a 1 frecuente y constante

Cuando trabaja en persona, el hecho que directamente informe lo que hace implícitamente puede hacerles ver a los demás cuando está libre. A distancia, es difícil saberlo. Los directivos no querrán molestarlo (la mayoría), por lo que a veces dejan que sus preguntas persistan, se vuelven deshonestos con los proyectos, o buscan asesoramiento en otro lugar. Tener un tiempo constante y confiable de reunirse remotamente (idealmente cada semana) significa que pueden contar con este tiempo para hacer preguntas y compartir desafíos. Las consistentes 1-a-1 también se convierten en acciones que establecen señales, comunicando su preocupación, disponibilidad y confiabilidad. Incluso si no hay mucho que decir, aún así, haga acto de presencia, encienda la cámara, pregunte cómo están, y cierre la sesión temprano, si su informe así lo amerita.

Cree un Mapa de Canales

Reúnase con su equipo para crear conjuntamente un “mapa de canales”, que muestre qué canal debe usarse para qué tipo de comunicación y qué normas seguir para cada uno (vea el ejemplo de Disciplina de Trabajo para Equipos). Cuando sea posible, alinee con las normas de toda la empresa para reducir la confusión.

Defina desde el comienzo con el equipo y lleguen a consensos para la creación de un “mapa de canales”, que muestre explícitamente qué tipo de comunicación deberá usarse y bajo qué circunstancia. Alinee a toda la organización para reducir la confusión. Este sólo es un ejemplo, pero debe acomodarse a la cultura organizacional.

24 horas aprox.

Slack

Canales abiertos y opcionales, para difusión y conexión entre los equipos. Cada mensaje tiene vencimiento.

24 horas aprox.
24 horas

Email

Para peticiones que no son urgentes. No usar para enviar documentación importante.

24 horas
1 hora

SMS / WhatsApp

Aplica para mensajes de voz. Comunicación instantánea y espoontánea, o si la llamada cae en el buzón de voz.

1 hora
Inmediato

Llamadas

Usar sólo para peticiones urgentes. Definir y normar con el equipo criterios de urgencia e importancia.

Inmediato
Coordinación 1 día mín.

Video conferencia

Puede ser 1-a-1 o grupal. Previa coordinación si es eventual, o fijar reuniones regulares a hojas fijas.

Coordinación 1 día mín.

Cree la norma “Cámaras Encendidas”

Los humanos son productos de la evolución social dentro de los clanes pequeños, y la relación actual todavía se establece mucho más rápidamente cara a cara. La investigación sobre el “efecto de simple exposición” revela que el simple hecho de ver la imagen del otro promueve la confianza, el gusto y el vínculo. Un retiro anual no es suficiente. Cuando se trata de la conexión socioemocional, la frecuencia supera el tiempo. Esta es una buena noticia porque es fácil de diseñar: aliente a todos los miembros del equipo a mantener sus cámaras encendidas. No importa si están en pijama. Vernos el uno al otro es lo más importante. Comparta el razonamiento con su equipo y sea coherente con su mensaje. Por otro lado, haga que las cámaras sean recomendadas versus obligatorias. Algunas personas no podrán encender las cámaras (por ejemplo, internet lento, compañeros de trabajo trans sin acceso a tratamiento, trabajando en un baño pequeño). Acostúmbrese a decir: “cámaras encendidas si es posible, ¡pero no apaguen la cámara por vergüenza!

Realice declaraciones de contexto

Cuando se trabaja a distancia, es muy fácil interpretar mal los mensajes, ya que a menudo faltan las capas adicionales de significado proporcionadas por el lenguaje corporal y el tono. Por ejemplo, el mensaje de texto, “¿Me puede dar sus datos hoy?” puede ser escuchado como severo o neutral, pero sería mucho más amigable con el cerebro con una declaración de contexto, como: “¿Me pueden dar sus datos hoy? Pregunto porque quiero analizarlos a tiempo para nuestra reunión de la tarde (o mañana)”. Un beneficio adicional de las declaraciones de contexto es que ayudan a su equipo a mejorar el pensamiento sistémico y la visibilidad de cómo funcionan las cosas. ¡Finalmente, tenga cuidado con el silencio sin contexto! Si alguien que le reporta directamente le envía un correo electrónico y no recibe respuesta durante unos días, ¿ese silencio es negativo, positivo o neutral? Haga explícito lo implícito.

Cree conexiones deliberadas

El aspecto más desafiante de trabajar de forma remota es sentirse alejado. Ayude a su equipo a sentir una conexión al diseñar deliberadamente el tiempo de cara a cara. Estos son algunos de nuestros ejemplos favoritos:

  • Aproveche el tiempo de conversación en las reuniones para que todos compartan algo personal y lúdico. Por ejemplo:
    • ¿Cómo es tu clima? Agregar al chat.
    • ¿Qué estás viendo / leyendo en este momento?
    • ¿Cuál es tu refrigerio favorito que has almacenado en tu cocina?
    • ¿Cuál fue tu juego / caricatura / pasatiempo favorito cuando eras niño?
    • ¿Cuál es tu fiesta favorita y por qué?
    • Podcasts favoritos? Aplicación?
    • ¿Lo último que compraste en Amazon?
    • ¿El mejor recuerdo de viaje?
    • ¡Comparte tu broma favorita!
  • Comience el día con un standup y termine con un resumen. Comparta metas, logros, pequeñas victorias o incluso algo pequeño que haya aprendido.
  • Sugiera pares 1 a 1 con compañeros de trabajo. Ofrezca una herramienta como Donut for Slack para facilitar la conexión.
  • Cree tiempos de trabajo en equipo opcionales con cámaras encendidas o chatee. Las personas pueden trabajar en silencio o gritar si tienen alguna pregunta.
  • Comience una tradición de anunciar cumpleaños y aniversarios de trabajo u otros hitos personales y momentos significativos.
  • Programe días de demostración donde los diferentes miembros del equipo compartan lo que han creado y lo que aprendieron de este proyecto.
  • Rote los facilitadores de la reunión para obtener una visibilidad óptima y un cambio de conversación.
  • Organice eventos virtuales para que el equipo se una como talleres e incluso sesiones de acondicionamiento físico.
  • Tenga concursos de equipo lúdico. Por ejemplo, una competencia GIF en la que los equipos seleccionados al azar se enfrentan para encontrar el mejor .gif que representa un determinado concepto.

Diseñe trabajo en “ráfagas”

La mayoría de los equipos remotos funcionan mejor cuando están ‘en ráfagas’, cambiando entre el trabajo en solitario y los períodos en los que todos se alinean e intercambian información al mismo tiempo, incluido lo que hicieron y en qué se atascan. De hecho, esta investigación muestra que un aumento de la desviación estándar en “ráfagas” aumenta el rendimiento del equipo en un 29%. Por lo tanto, dele a su equipo suficiente tiempo para hacer un trabajo en solitario, profundo y enfocado, luego asegúrese de que salgan al aire e interactúen con otros para colaborar, compartir e intercambiar preguntas y comentarios.

Opcional: Crear un espacio para que la gente pueda compartir en qué están trabajando, para visibilidad, rendición de cuentas y celebración. Esto puede ser un standup, tablero visual o un canal de Slack.

Slack

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Defina Éxito

Trabajar por cuenta propia significa que cada subordinado directo o recurso informe directo deberá ser bueno para la autogestión. Para que esto funcione, cada persona necesitará saber cómo se ve el éxito de sus proyectos, y la responsabilidad debe crearse a través de actos de presencia cadenciados. Recomendamos crear su propia plantilla que los informes directos puedan completar, alineándose con las expectativas al principio y al final de cada proyecto. Como inspiración, a continuación hay una plantilla que creó LifeLabs Learning. Se llama A4 porque todo cabe en una página (una página A4).

Llame un experimento

Lea las pautas para empleados remotos que figuran en la primera parte de este artículo:

Para cada punto, mírese a sí mismo como entrenador y compañero experimentador junto con sus informes directos. Se sugiere leer cada punto juntos y hacer preguntas como, “¿Qué piensas de esta sección? ¿Qué puedo hacer para apoyarte en esta área? ¿Qué falta? ¿Cuál es tu hipótesis sobre cómo funcionará? ¿Cómo recopilaremos los datos acerca de cómo nos fue? ¿Cuándo deberíamos volver a revisarlos?”

Haga preguntas sobre el trabajo remoto

Tenga conversaciones deliberadas con cada informe directo sobre su experiencia laboral remota, necesidades, ideas y desafíos. A continuación hay 11 preguntas importantes que hacer (nota: algunas se refieren a situaciones híbridas, para tiempos no codiciosos):

Cuestiones a Preguntarse:Adónde apunta esta Pregunta:
¿Cómo es la configuración de su estación de trabajo? Preguntas de seguimiento: ¿Qué mejoras en los equipos o procesos mejorarían un 10% las cosas? ¿Qué problemas tecnológicos has encontrado?Análisis del entorno: escuche los puntos para ayudar a optimizar la configuración y el flujo de trabajo. Consejo: haga arreglos para que su empleado remoto entreviste a otros empleados remotos de departamentos multifuncionales para aprender de consejos de configuración que ellos aporten.

¿Cual es tu rutina diaria? Preguntas de seguimiento: ¿Qué haces para tomar descansos / recargar? ¿Puede desconectarse completamente los fines de semana o al final del día?
Gestión de la energía: escuche los puntos para ayudar a optimizar los límites de tiempo. Un gran peligro para los empleados remotos es el agotamiento.
¿Cuál ha sido tu experiencia trabajando remotamente en el pasado? Preguntas de seguimiento: ¿Cuáles fueron algunos desafíos? ¿Qué aprendiste?Nivel de apoyo necesario: es posible que su informe directo necesite más o menos apoyo, pero tiene miedo de preguntar.
¿Qué es lo que más te gusta y menos de trabajar de forma remota? Pregunta de seguimiento: ¿Cuál es el punto alto y el punto bajo de un día típico (por ejemplo, ayer)?Análisis de motivación: esta pregunta le ayuda a descubrir qué motiva y desmotiva sus reportes. Consejo: toca los comentarios dos veces. Por ejemplo, si dicen “mi punto culminante es entrar en estado de flujo constante con un proyecto”. Pregunte: “¿qué crea el estado de flujo constante para ti?”
¿Qué desafíos cree que tienen los trabajadores remotos en comparación con los de la oficina? Pregunta de seguimiento: ¿Qué beneficios / ventajas tienen los trabajadores remotos en comparación con los de la oficina?Marcadores de percepción / imparcialidad: a veces, los empleados remotos sienten que está sucediendo más en la oficina de lo que realmente sucede (por ejemplo, reuniones de equipo de las que no forman parte, beneficios que se pierden, etc.).
¿Nuestras reuniones son amigables a distancia? Preguntas de seguimiento: ¿Puedes oír y ver bien? En una escala del 1 al 10, ¿qué tan fácil es para usted contribuir durante una reunión?Cultura de las reuniones: las reuniones del equipo a veces son más difíciles para algunas personas, pero son fáciles de optimizar (por ejemplo, crear una regla de una computadora portátil para una sola persona, con cámaras activadas).
¿Del trabajo de quién le gustaría saber más? ¿Qué es lo que te interesa de esa conexión?Pertenencia: cuando se trabaja de forma remota, es más difícil hacer conexiones. Estas preguntas lo ayudan a optimizar la red de sus empleados remotos.
¿A quién acudes cuando necesitas ayuda o tienes preguntas? Pregunta de seguimiento: ¿A quién va cuando tiene ideas de innovación / ideas de mejora de procesos?Red de soporte: los empleados remotos pueden ir solos cuando necesitan soporte y / o no comparten sus ideas de mejora de procesos. Esta pregunta le ayuda a ampliar su grupo de recursos.
¿Qué tan claro se siente acerca de dónde ir para obtener información o preguntas? Preguntas de seguimiento: ¿Qué aplicaciones utiliza más en su flujo de trabajo diario? ¿Cuándo usas Slack, Text, Jira, etc.? ¿Cuándo te sientes confundido acerca de qué sistemas usar? ¿Dónde somos inconsistentes como equipo?Sistemas de comunicación: cuando se trabaja de forma remota, es particularmente importante saber qué medio utilizar para qué tipo de información. Esta pregunta ayuda a evaluar los puntos de confusión en el sistema.
¿De qué quieres aprender más sobre nuestro equipo o empresa? Preguntas de seguimiento: ¿Le ha sorprendido alguna noticia recientemente? ¿Qué tan incluido se siente en las decisiones del equipo?Flujo de información: cuando se trabaja de forma remota, las personas a veces se sienten fuera del circuito. Esta pregunta le ayuda a escuchar si se sienten o están excluidos.
¿Qué cosas hicieron tus gerentes anteriores que te gustaron? Pregunta de seguimiento: ¿Qué es algo que no te gustó? ¿Qué sería algo que podría hacer un 10% mejor?Relación gerencial: esta pregunta lo ayuda a comprender cómo trabajar mejor con su empleado y abre líneas de comentarios.
Si es relevante: ¿Cómo se siente con qué frecuencia visita la oficina? Pregunta de seguimiento: ¿Es esta la cantidad correcta o le gustaría que fuera más o menos frecuente?Pertenencia: Tener la cantidad adecuada de tiempo en persona es importante cuando se trabaja desde lejos.

NIVEL 4:
Cómo se lidera bien las reuniones virtuales / remotas

Liderar bien las reuniones virtuales requiere el mismo conjunto de habilidades que dirigir bien cualquier reunión (por ejemplo, mantener a las personas enfocadas, asegurarse de que se escuche cada voz). Además, las grandes reuniones virtuales tienen algunas características en común:

Cámaras encendidas

Lo más importante que puede hacer para mejorar la comunicación, aumentar la confianza y reducir los conflictos en sus reuniones remotas es alentar a tener cámaras encendidas. Nada crea claridad y unión más rápido que verse cara a cara. Agrega una capa de significado que refleja la reunión en persona.

Para reducir las preocupaciones acerca de tener cámaras encendidas, normalice e incluso agradezca los factores que normalmente se considerarían “no profesionales”. Por ejemplo: el cabello desordenado está bien, los fondos desordenados no son un problema, también es genial echar un vistazo a las mascotas / niños / cohabitadores. Como líder, asegúrese de modelar con su cámara encendida, junto con aparecer como “imperfecto”. Por otro lado, haga que las cámaras sean recomendadas versus obligatorias. Algunas personas no podrán encender las cámaras (p. Ej., Internet lento, compañeros de trabajo trans sin acceso a tratamiento, trabajando en un baño pequeño). Acostúmbrese a decir: “cámaras encendidas si es posible, ¡pero ninguna cámara apagada por vergüenza!

En reuniones híbridas: una persona, una cámara

Una reunión híbrida es cuando algunas personas marcan juntas desde el mismo espacio, mientras que otras marcan individualmente desde sus propias computadoras portátiles. Hemos rastreado la calidad de docenas de reuniones y descubrimos que una y otra vez, las estructuras híbridas disminuyen la calidad de la reunión. ¿La solución? Tan pronto como una persona esté remota, use la regla “una persona, una cámara”, incluso si está en la misma habitación.

Si hay varias personas en la misma sala, use la configuración de “cápsulas de reunión”. Cada persona marca desde una computadora separada y enciende su cámara. Para las personas en la misma sala, todos presionan el botón de silencio de su computadora y la plataforma de reunión de video, excepto una persona (también conocida como Pod Master – Dueño de la Cápsula). Todos pueden escuchar a través del altavoz de esta persona e interactuar a través de su micrófono. Para mejores resultados, use un micrófono externo (por ejemplo, un Jabra).

Ángulo de cámara Ojo a Ojo

La investigación muestra que la confianza se compone de dos componentes clave: calidez y competencia. El contacto visual puede aumentar ambos. Tenga cuidado de no colocar su cámara de modo que esté mirando hacia abajo al espectador (alta potencia), hacia arriba al espectador (baja potencia) o no al espectador (baja temperatura).
Las tres fotos a continuación son todas la misma escena con un ángulo de cámara ligeramente diferente. El mejor ángulo para la calidez y la potencia es directo, con los ojos al nivel de la cámara.

Para obtener el ángulo correcto, ajuste la altura de su silla o coloque libros / papel debajo de su computadora portátil. Luego, coloque la imagen de las personas con las que está hablando directamente debajo de su cámara.

Normalice pasos (pare las disculpas)

En las reuniones virtuales, a menudo hay un pequeño retraso entre cuando una persona habla por primera vez y el cambio en la imagen. Como participante, no se disculpe demasiado o sea respetuoso cuando las personas comienzan a hablar. Es como conducir hasta una parada de cuatro vías con otros autos que llegan allí al mismo tiempo.

Todos hacen gestos y se dicen unos a otros: “Tú vas”, “No, tú vas”, “¡No, está bien, tú vas!” Entonces, todos van al mismo tiempo. En reuniones remotas, es inevitable que dos o tres personas intervengan al mismo tiempo. En ese punto, una persona debería tomar la iniciativa en lugar de pedir disculpas. Solo hable 🙂 Como líder de la reunión, normalice que a veces las personas hablen entre sí. Eso está totalmente bien. Si notas que algunas personas no tienen la oportunidad de hablar, llámalos por su nombre. Por ejemplo: “Parece que Samuel tenía algo que decir”.

Tome descansos frecuentes

Las reuniones remotas pueden ser difíciles para el cuerpo porque requieren sentarse en un lugar sin movimiento durante largos períodos de tiempo. Mucho tiempo frente a la pantalla puede causar fatiga visual. Además de que la falta de variedad visual, puede desviar la atención y el interés. Una de las soluciones más simples es simplemente tomar más descansos. Considere ofrecer:

  • 2 minutos cada 25 minutos, descanso de estiramiento, y,
  • 6 minutos cada 55 minutos, para “descanso biológico”.

Para que la gente regrese a tiempo, establezca un tiempo de retorno (por ejemplo, “Está bien, tomemos un descanso de 5 minutos y regresemos a las 11:07). Si está trabajando en zonas horarias, tenga la costumbre de decir “7 minutos después de la hora” en lugar de nombrar la hora para evitar confusiones y promover la inclusión de personas en todas las geografías.

Aproveche el chat

Si nos vamos a reunir virtualmente, ¡haga un buen uso de las ventajas! Uno de los grandes beneficios de las reuniones remotas es la función de chat. Puede usar el chat como una encuesta rápida o verificación de pulso. Por ejemplo: “Todos, por favor escriba en el chat ahora, en una escala de 1-10, ¿cuánto le gusta esta idea?” Muy rápidamente, todo el grupo tiene una idea de cómo se sienten todos acerca de la idea. También puede ser una herramienta excelente para involucrar a pensadores internos frente a pensadores / procesadores externos. Por ejemplo, puede decir: “Todos, tómese 2 minutos para anotar sus preguntas. Les diré cuándo presionar ‘Enviar'”.

El chat como herramienta de comunicación de canal secundario puede ser muy divertido pero también muy molesto. Cree una norma de “chat gratis” para sus reuniones cuando se necesite una atención profunda. Un ejemplo: Usar la palabra clave “sin chat” y mostramos nuestras manos como un compromiso para enfocarnos.

Usa el poder del botón de mute

Para un enfoque y colaboración óptimos, el audio es tan importante (si no más) que el video. Si escuchas sonidos de distracción en el fondo, silencia a los participantes de la reunión. Simplemente invítelos a dejar de silenciarse y hablar tan pronto como tengan un comentario o pregunta. ¿Quiere reducir la “distancia” en la sala virtual? ¡Silenciar a todos a la vez!

Use compartir pantalla y pizarra

Hay muchos sustitutos fabulosos para una pizarra en el espacio virtual. Por ejemplo, puede compartir su pantalla y tomar notas en un documento de Google y / o compartir un enlace al documento para que todos puedan colaborar a la vez. Otra opción, especialmente si necesita dibujar vs escribir, es usar una función de pizarra (por ejemplo, Zoom tiene una excelente) e invitar a todos a realizar anotaciones según sea necesario.

Comience con un round robin

La forma más sencilla de involucrar a los participantes durante la reunión es facilitarles la participación desde el principio. Una manera fácil de hacer esto es comenzar con un “round robin”. Puede ser una introducción de 30 segundos, una actualización, una victoria rápida o simplemente un saludo. ¿Por qué? La investigación muestra que cuando las personas hablan desde el principio, es más probable que participen más tarde.

Rote facilitadores de reuniones

Cambiar quién dirige sus reuniones permanentes es una gran práctica para cualquier reunión. Brinda más visibilidad a las personas de su equipo y le da la oportunidad de tomar un descanso. Con las reuniones virtuales en particular, la belleza de los líderes rotativos de reuniones es que les da a todos una idea de lo que es facilitar, lo que los lleva a ser participantes más empáticos y productivos.

Especialmente si usted o su equipo son nuevos en las reuniones remotas, aliente a los facilitadores a buscar comentarios después de cada reunión. Por ejemplo, puede pedirles a todos que conversen en su puntaje de ROTI: Retorno del Tiempo Invertido para la reunión y compartir lo que les gustó y lo que podría ser mejor.

Máster en Sistemas de Información Gerencial de la Escuela Superior Politécnica del Litoral (ESPOL). Project Management Professional (PMP®). Miembro activo del Project Management Institute (PMI®), Capítulo Ecuador, desde el mismo año. Tiene más de 10 años de experiencia en el Sector Financiero y Banca, en el área de Tecnología de Información y Comunicaciones y Desarrollo de Aplicaciones y Sistemas, y más de 6 años en Administración Estratégica de Proyectos Institucionales. Ha trabajado desde el 2006 en dos de los mayores bancos de la ciudad de Guayaquil como Director de Proyectos. Ha liderado y culminado diversos proyectos, entre otros: Migración de Contact Centers, físicamente y actualización de su infraestructura tecnológica, Implementación de módulos completos de ERPs para varios departamentos, con su correspondiente adaptación y entrenamiento. Lanzamiento de nuevos canales financieros y Corresponsales No Bancarios. Nuevos productos para personas naturales y jurídicas. Actualización y optimización de la plataforma de Interaction Voice Response (IVR). Otros de complejidad similar. Ha dictado clases de Project Management y el uso de Microsoft Project Professional 2013, entrenamiento y formación profesional en Centros de Educación Continua en todo el país.

1 comentario en “Teletrabajo para Gerentes de Proyectos”

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