Sobre Equipos, Arriesgarse y Comunicarse con los Interesados

¿Qué es la Administración de Proyectos?

Procesos de Gestión de Proyectos

Manejo de Equipos

@T800IT: "La #gestión del equipo del #proyecto incluye los #procesos que organizan, gestionan y dirigen el #equipo del proyecto". Guía del #PMBOK #T800IT #ProjectManagementEcuador Clic para tuitear

Los procesos de gestión del equipo (o gestión de recursos humanos) guían a todo el equipo del proyecto, incluido el equipo central, el equipo extendido y cualquier otro miembro del equipo del proyecto.

Muchos de estos procesos deben usarse con frecuencia durante todo el ciclo de vida del proyecto.

Los miembros del equipo cambian, los roles cambian y los factores externos pueden influir en el rendimiento y las relaciones internas del equipo. Si hay personas involucradas (y siempre hay personas involucradas), estos procesos se aplican.

Estos procesos se centran en el equipo del proyecto y los problemas del equipo. El equipo puede ser un equipo pequeño e íntimo, o puede ser un gran equipo multicultural que nunca antes se había conocido en persona.

En cualquier caso, se deben utilizar los procesos de gestión del equipo, pero la cantidad de tiempo y esfuerzo para lograr los resultados del proceso y la cantidad de herramientas y técnicas necesarias pueden cambiar drásticamente.

Las "Soft-Skills" y su decisivo aporte a la Dirección de Proyectos

En algunos casos, el equipo del proyecto, o una parte del mismo, puede informar directamente al gerente del proyecto. Sin embargo, en la mayoría de los casos, no lo hacen, y cuando este es el caso, el valor de estos procesos aumenta.

Aunque debería ser evidente, el comportamiento ético es esencial para mantener la efectividad con su equipo de proyecto. Si alguna vez ellos piensan que usted está mintiendo, robando o haciendo trampa, es prácticamente imposible recuperar su confianza.

Gestión de riesgos

Los procesos de gestión de riesgos guían al gerente del proyecto y al equipo del proyecto en la identificación, análisis, respuesta y control del riesgo.

Si bien la gestión de riesgos debe practicarse durante toda la vida del proyecto, el énfasis tiende a cambiar. Al principio del proyecto hay muchos riesgos e incertidumbres, pero también hay muchas opciones para abordar esos riesgos.

A medida que avanza el proyecto, el número de riesgos disminuye porque se conocen cosas que eran inciertas. Sin embargo, la capacidad de responder al riesgo y la magnitud del impacto del riesgo aumenta porque queda menos tiempo y recursos a medida que se acerca la finalización del proyecto.

Debido a la naturaleza única de un proyecto, existen incertidumbres. Hay cosas que este equipo de proyecto nunca ha hecho de cierta manera para lograr los objetivos de este proyecto, en este período de tiempo y con estas condiciones comerciales.

Mientras que un gerente de proyecto normalmente gestiona el proceso de gestión de riesgos, dependen en gran medida de los miembros de su equipo de proyecto, que a menudo son expertos en la materia, para identificar amenazas y oportunidades.

La gestión de riesgos es normalmente una parte estándar de cada reunión del equipo del proyecto. Porque si bien es imposible eliminar el riesgo en un proyecto, se puede administrar.

Al principio del proyecto, el énfasis debe estar en identificar todos los riesgos para que se pueda implementar un plan de proyecto que:

•     Evita las amenazas.
•     Aprovecha las oportunidades
•     Tenga opciones de respuesta al riesgo incorporadas para aquellas amenazas que no se pueden evitar

Antes de que el plan del proyecto tenga una línea base¹Baseline (definition) se deben incluir respuestas de riesgo para todas las amenazas principales. A medida que avanza el proyecto, el énfasis se desplaza hacia la búsqueda de alertas tempranas de nuevos riesgos y la verificación de la eficacia de la respuesta al riesgo original.

La Gestión de Riesgos como factor clave de éxito

A veces, escuchará sobre riesgos “conocidos” y riesgos “desconocidos”.

Los riesgos conocidos son aquellos que hemos identificado como una amenaza u oportunidad, pero la probabilidad de ocurrencia es incierta.

Los riesgos desconocidos son riesgos que aún no se han identificado.

En algunos casos, se puede identificar una categoría de riesgo, pero el riesgo específico no se conocerá hasta que el proyecto avance. Los ejemplos incluyen: retrasos climáticos en un proyecto de construcción o errores de software en un proyecto de TI.

Gestión de la comunicación

“La Gestión de la Comunicación del Proyecto incluye los procesos necesarios para garantizar la planificación, recopilación, creación, distribución, almacenamiento, recuperación, gestión, control, monitoreo y la disposición final de la información del proyecto de manera oportuna y adecuada”.

Guía del PMBOK(R)

@T800IT: La #comunicación está en el #corazón de la #gestión de #proyectos. Prácticamente todo lo que hace un #gerentedeproyecto implica comunicación. #T800IT #ProjectManagementEcuador Clic para tuitear

En el mundo de hoy, hay un millón de formas de comunicarse en línea.

El gerente del proyecto debe usar cualquier tecnología que se encuentre comúnmente entre los miembros del equipo del proyecto y la comunidad de partes interesadas.

Los gerentes de proyecto deben ser expertos en comunicación escrita y oral, presentaciones formales y discusiones informales con todos los niveles de la organización.

En algunos proyectos, el gerente del proyecto también necesitará ser hábil para comunicarse con el público y la prensa. Una de las mejores competencias básicas que puede desarrollar un gerente de proyecto es la buena comunicación.

Herramientas de comunicación para la gestión de proyectos

Gestión de los interesados

“La gestión de las partes interesadas del proyecto incluye los procesos necesarios para identificar a las personas, grupos u organizaciones que podrían impactar o verse afectados por el proyecto, analizar las expectativas de las partes interesadas y su impacto en el proyecto, y desarrollar estrategias de gestión apropiadas para involucrar efectivamente a las partes interesadas en el proyecto decisiones y ejecución “.

Guía del PMBOK(R)

@T800IT: La gestión de interesados del proyecto: procesos para identificar quienes podrían afectar o afectarse por el proyecto, sus expectativas e impacto, y estrategias para involucrarlas efectivamente. #PMBOK #T800IT #ProjectManagementEcuador Clic para tuitear

La gestión de las partes interesadas del proyecto se preocupa por comunicarse con las partes interesadas del proyecto para comprender y satisfacer sus necesidades.

Las partes interesadas participan en el proyecto desde el primer día hasta el último. Las diferentes partes interesadas desempeñarán un papel más importante en las diversas etapas del ciclo de vida del proyecto.

Los clientes, o la alta gerencia, inicialmente aprobarán o autorizarán el proyecto, comenzando las actividades de gestión del proyecto.

Los clientes o usuarios recibirán el objetivo final del proyecto cerca del final del proyecto y la alta gerencia debe participar en las lecciones aprendidas y las actividades de cierre del proyecto.

Cada proyecto tiene partes interesadas.

Si bien las partes interesadas pueden ser muy beneficiosas para un proyecto, cuando proporcionan claridad y enfoque, y toman decisiones rápidas, también pueden crear estragos, si están desconectados, no son claros y toman decisiones conflictivas.

Lo he visto ir en ambos sentidos.

El gerente del proyecto debe comprometerse con todos los interesados ​​clave, que influyen en el alcance, los recursos y / o la aceptación del proyecto. Estas partes interesadas clave deben entenderse bien y sus necesidades y preocupaciones deben abordarse lo mejor que puedan, manteniendo el proyecto dentro de sus limitaciones. Hacerlo a menudo requiere fuertes habilidades interpersonales y de comunicación.

Leer artículo en Inglés²¿What is Project Management?