Project Management Ecuador

El ABC de la Administración de Proyectos

¿Qué es la Administración de Proyectos?

¿Qué es la Dirección de Proyectos?

¿Qué es la Gestión de Proyectos?

El ochenta y tres por ciento1Building high-performance project talent de las organizaciones informan que no pueden encontrar gerentes de proyectos calificados para ocupar puestos vacantes.

Si bien estas son malas noticias para los empleadores, son buenas noticias para quienes buscan trabajo y para aquellos que buscan aumentar sus salarios.

De hecho, los gerentes de proyectos ganan un salario promedio de $ 91,4402Project manager salaries y los gerentes de proyectos certificados ganan aún más.

Y se crearán cerca de 16 millones3Project management between 2010 + 2020 nuevos puestos de gestión de proyectos entre 2010 y 2020, y la industria habrá crecido en $ 6.61 billones. Ahora es el momento perfecto para determinar si la gestión de proyectos es adecuada para usted.

Si está interesado en aprender más sobre el trabajo, siga leyendo. En esta guía, obtendrá una descripción completa de la profesión de gestión de proyectos.

SINÓNIMOS ESENCIALES:
  • Administración de Proyectos, Dirección de Proyectos, Gestión de Proyectos, Gerencia de Proyectos, Jefatura de Proyectos (en un sentido general), Project Management (PM).
  • Administrador de Proyectos, Director de Proyectos, Gestor de Proyectos, Gerente de Proyectos, Jefe de Proyectos (en un sentido general), Project Manager (PM).

Gestión de proyectos 101

Todos somos gerentes de proyecto en algunos momentos de nuestras vidas. Ya sea una tarea rápida, como organizar el garaje durante el fin de semana, o una tarea compleja y prolongada, como desarrollar un sitio web para fin de año, estos son esfuerzos temporales que tienen una fecha de inicio y finalización definitiva con objetivos en mente .

Los proyectos, entonces, son solo misiones o empresas únicas que tienen una fecha de inicio y finalización definitiva.

Las personas a menudo confunden el trabajo del proyecto con la gestión de operaciones o, más bien, «lo de siempre». Consulte el cuadro a continuación para comprender las diferencias clave.

Jefe de operacionesGestión de proyectos
Operaciones en curso que se repitenLas tareas únicas tienen una fecha de finalización
El equipo trabaja constantemente juntosEl equipo se disuelve una vez que el trabajo está hecho
Mantiene el negocioIntroduce cambio
Trabajo repetibleTrabajo único
Presupuesto anual fijoPresupuesto personalizado basado en tareas y recursos requeridos

Ejemplos de proyectos4Project management guide:

  • Construyendo un nuevo sitio web
  • Abrir o cerrar una ubicación comercial
  • Realizar cambios en el negocio para cumplir con la regulación
  • Organizar un evento
  • Lanzar una nueva aplicación
  • Ingeniería de un nuevo edificio
  • Resolviendo un problema de negocios
  • Introducir un nuevo proceso de negocio o cambio cultural a la organización.

Roles de gestión de proyectos

Cuando hablamos de gestión de proyectos, a menudo escuchamos sobre la gerente del proyecto, pero por supuesto, ella no es la única persona que trabaja en el proyecto. Aquí están los diversos roles involucrados en un proyecto. Algunos de estos roles se superponen con un individuo que usa múltiples sombreros.

Patrocinador de proyecto

El patrocinador del proyecto es responsable del resultado o impacto comercial del proyecto. A menudo es una gerente de alto rango, que tiene una idea de proyecto que beneficiaría a su departamento o equipo. Puede pensar en el patrocinador del proyecto como el cliente del proyecto.

Gerente de proyecto (PM)

El gerente del proyecto es como el CEO del proyecto. Son responsables de liderar el equipo, organizar el trabajo y rastrear el progreso.

Proveedor

Los proveedores son las personas u organizaciones que realizan el trabajo real. Pueden ser un equipo interno, como el equipo de ingeniería, o pueden ser autónomos externos. Normalmente se espera que entreguen una o más porciones del proyecto.

Miembro del equipo

Un miembro del equipo es cualquier persona encargada de completar una tarea del proyecto.

Interesado

Una parte interesada es una persona o grupo de personas con un interés creado o “participación” en el proyecto. Pueden estar directamente involucrados en el proyecto o pueden verse afectados por el resultado del proyecto. Por lo general, el PM actualiza a las partes interesadas a lo largo del ciclo de vida del proyecto, buscando comentarios sobre los entregables y el rendimiento, al tiempo que gestiona sus expectativas.

Cliente

Los clientes son las personas a quienes se entrega el proyecto.

Gestión de proyectos en la práctica

Bueno vs. Rápido vs. Barato vs. Gratis
Bueno vs. Rápido vs. Barato vs. Gratis

Ahora que comprende los conceptos básicos de gestión de proyectos, analicemos cómo funcionan realmente los proyectos.

Restricciones de gestión de proyectos

En cualquier proyecto, habrá restricciones competitivas que compiten por la atención del primer ministro. Es el trabajo del primer ministro hacer malabarismos con las necesidades de estas limitaciones con los deseos de los interesados ​​del proyecto y los objetivos generales del proyecto.
Restricciones triples

Hay tres restricciones principales, conocidas como la “triple restricción”.

Costo / Recursos

Este es el presupuesto aprobado para el proyecto o los recursos comerciales asignados al proyecto. Cubre todos los gastos necesarios para entregar el proyecto. Un buen PM se asegura de no gastar de más, pero tampoco de gastar de menos. Muchos proyectos tienen una cláusula de “úselo o piérdalo”, lo que significa que debe gastar todo en un período de tiempo asignado o perder el saldo restante.

Alcance / Calidad

Lo que el proyecto pretende lograr es el alcance del proyecto. El alcance es el propósito o razón detrás del proyecto. La calidad se refiere a los estándares y criterios que el alcance del proyecto debe cumplir para que el resultado funcione de manera efectiva. El producto debe proporcionar la funcionalidad esperada, resolver el problema identificado y entregar los beneficios y el valor esperados.

Horario / Tiempo

Un proyecto tiene una fecha de inicio y una fecha de finalización. La organización espera que el proyecto se complete a tiempo y ha pronosticado

Restricciones adicionales

Riesgo

¿Qué podría salir mal si ocurrieran ciertos eventos externos? Estos son tus riesgos. ¿Qué tan probable es que ocurra el evento? ¿Y cuál es el impacto que podría tener en el proyecto? Si la probabilidad es demasiado alta, debe ser proactivo y crear un plan para gestionar el riesgo.

Conformidad

La realización de algunos proyectos se rige por los reglamentos y procedimientos gubernamentales, industriales u organizativos. Estos procedimientos limitan las opciones disponibles para el gerente del proyecto y el equipo del proyecto. Las desviaciones de estos procedimientos pueden tener graves consecuencias para los organismos reguladores.

Comunicación

A menos que esté haciendo ese pequeño proyecto para usted, como limpiar el garaje, habrá otros miembros del equipo, proveedores, partes interesadas y clientes involucrados. Cuantas más personas y organizaciones participen, más difícil será mantener instrucciones claras y gestionar las expectativas. Esto se vuelve exponencialmente más difícil cuando hay miembros del equipo del proyecto que se encuentran en múltiples ubicaciones o que hablan diferentes idiomas.

Del artículo original en inglés5What is Project Management.

Las restricciones dependen entre sí.

Supongamos que una parte interesada clave quiere agregar funcionalidad al sitio web que su equipo es responsable de construir. Esta funcionalidad está fuera del alcance original del proyecto, lo que probablemente significa que necesitará más tiempo y recursos para hacerlo.

Por otro lado, si se recortó el presupuesto de su proyecto, lo más probable es que necesite eliminar elementos del alcance original. Lo que significa que debe comunicar el nuevo plan del proyecto, cambiar las expectativas y examinar los riesgos que se agregan al eliminar el trabajo.

En resumen, todas las restricciones dependen unas de otras. Es como ese juego que jugaba cuando era pequeño: Whac-a-mole. Cada vez que vuelves a meter un lunar, otro lunar sale de otro agujero.

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Ciclo de vida de la gestión de proyectos

El ciclo de vida de un proyecto es la serie de fases que atraviesa un proyecto desde su inicio hasta su conclusión. Proporciona el marco de referencia básico para dirigir el proyecto. Este marco de referencia básico se aplica independientemente del trabajo específico del proyecto involucrado. Las fases pueden ser secuenciales, iterativas o superpuestas. Todos los proyectos pueden configurarse dentro de un ciclo de vida genérico cuyas fases podrían ser las siguientes:

  • Inicio del Proyecto
  • Organización y Preparación
  • Ejecución del Trabajo
  • Finalización del Proyecto

A este ciclo de vida compuesto por estas fases o a cualesquiera definidas de acuerdo con el contexto del proyecto, le corresponden Grupos de Procesos, cada uno de los cuales tienen (como todo proceso) entradas, salidas, y herramientas y técnicas. Los grupos de procesos de la dirección de proyectos incluyen procesos de inicio, planificación, ejecución, monitoreo y control, y cierre.
Los grupos de procesos de la dirección de proyectos no son fases del proyecto.

Procesos de iniciación

La etapa de inicio de un proyecto consiste en reunir a todo el grupo del proyecto: el equipo, sus partes interesadas y otras partes relevantes para definir los objetivos del proyecto, las restricciones del cronograma y los procesos, como la forma de comunicarse y los procedimientos a seguir. Este es también el momento en que el Director de Proyectos elaborará una Acta de Constitución del Proyecto.

Procesos de planificación

A continuación, el trabajo debe desglosarse en fragmentos digeribles o entregas con plazos aproximados para completar cada fragmento. Esto se puede visualizar en un diagrama de Gantt, que es el gráfico más utilizado para fines de programación en la gestión de proyectos. Se puede usar para la planificación de proyectos, pero es más adecuado para seguir el progreso de un proyecto.

Su cuadro representará el orden de las tareas y cómo son interdependientes, lo que le proporcionará una “hoja de ruta” del trabajo hasta la finalización del proyecto.

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Las lecciones aprendidas se pueden utilizar en cualquiera de los grupos de procesos. Sin embargo, en un nuevo proyecto serán más útiles durante el grupo de procesos de inicio y planificación.

Procesos de ejecución

Una vez que tenga una “hoja de ruta“, puede ejecutarla. La fase de ejecución es cuando se realiza todo el trabajo. Durante esta fase, monitoreará todo el trabajo para asegurarse de que su proyecto se mantenga en el camino en términos de todas sus limitaciones, lo que discutimos anteriormente. Cuando sea necesario, creará soluciones alternativas para resolver problemas.

Procesos de Monitoreo y Control

Procesos requeridos para hacer seguimiento, analizar y regular el progreso y el desempeño del proyecto, para identificar áreas en las que el plan requiera cambios y para iniciar los cambios correspondientes.

Procesos de cierre

Una vez que todo esté completo, querrá realizar un proyecto post-mortem adecuado para comprender lo que logró y documentar y transmitir los aprendizajes útiles a los equipos adecuados.

Durante esta fase, las partes interesadas clave aprobarán el proyecto y las entregas se entregarán a los clientes y partes interesadas.

Procesos de gestión de proyectos: Áreas de Conocimiento

Los procesos facilitan su proyecto a través de su ciclo de vida hasta que los entregables y los resultados del proyecto estén completos. Estos son algunos de los procesos de gestión de proyectos más comunes.

Gestión del alcance

El alcance del proyecto es la suma de todo el trabajo que debe realizarse en el proyecto. La gestión del alcance se centra en definir y controlar lo que se debe hacer en el proyecto y lo que no se necesita hacer.

Los procesos de gestión del alcance se utilizan durante todo el ciclo de vida del proyecto. Tan pronto como se establezca el estatuto del proyecto, el primer ministro comenzará a administrar el alcance del proyecto. Los pasos finales del proyecto son entregar el producto, servicio o resultado del proyecto al cliente o partes interesadas. En resumen, es entregar el alcance.

Gestión de Cronograma

La gestión de cronograma (o gestión del tiempo) es el proceso de creación, mantenimiento y comunicación de horarios de tiempo y recursos. Y se utilizan durante la mayor parte del ciclo de vida del proyecto.

La administración del cronograma generalmente toma un enfoque iterativo (o ágil) porque, en la mayoría de los proyectos, el cronograma se actualiza o cambia con frecuencia, y ayuda a garantizar que el proyecto se entregue a tiempo con las características correctas.

Los procesos de gestión de horarios interactúan estrechamente entre sí y con muchos de los otros procesos de gestión de proyectos. La gestión del tiempo del proyecto (cronograma) es una de las tres restricciones triples en un proyecto; los otros son el alcance y el presupuesto (o recursos).

Administración de presupuesto

La gestión del presupuesto (o gestión de costos) se refiere a la gestión y el control de los costos del proyecto.

O para ser precisos, “la gestión de costos del proyecto incluye los procesos involucrados en la planificación, estimación, presupuesto, financiamiento, financiación, gestión y control de costos para que el proyecto pueda completarse dentro del presupuesto aprobado”.

La administración de costos está estrechamente relacionada con el sistema de contabilidad financiera de una empresa y, a menudo, se adapta para ser compatible con dicho sistema.

Este proceso se utiliza durante la mayor parte del ciclo de vida del proyecto.

En algunas organizaciones, el sistema de contabilidad financiera requiere que todas las actividades de gestión de costos sean realizadas por un departamento o grupo seleccionado. En esos casos, las actividades de gestión de costos del proyecto pueden ser realizadas por personas que no forman parte del equipo del proyecto.

Más procesos de Dirección de Proyectos y Metodologías

Máster en Sistemas de Información Gerencial de la Escuela Superior Politécnica del Litoral (ESPOL). Project Management Professional (PMP®). Miembro activo del Project Management Institute (PMI®), Capítulo Ecuador, desde el mismo año. Tiene más de 10 años de experiencia en el Sector Financiero y Banca, en el área de Tecnología de Información y Comunicaciones y Desarrollo de Aplicaciones y Sistemas, y más de 6 años en Administración Estratégica de Proyectos Institucionales. Ha trabajado desde el 2006 en dos de los mayores bancos de la ciudad de Guayaquil como Director de Proyectos. Ha liderado y culminado diversos proyectos, entre otros: Migración de Contact Centers, físicamente y actualización de su infraestructura tecnológica, Implementación de módulos completos de ERPs para varios departamentos, con su correspondiente adaptación y entrenamiento. Lanzamiento de nuevos canales financieros y Corresponsales No Bancarios. Nuevos productos para personas naturales y jurídicas. Actualización y optimización de la plataforma de Interaction Voice Response (IVR). Otros de complejidad similar. Ha dictado clases de Project Management y el uso de Microsoft Project Professional 2013, entrenamiento y formación profesional en Centros de Educación Continua en todo el país.

2 comentarios en “¿Qué es la Administración de Proyectos?”

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