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Guía de Transición al Teletrabajo para Empleados

Disciplina de Teletrabajo para Equipos

Prefacio

¿De qué se trata este artículo? Este es un compendio audiovisual que permite la exploración inicial del mundo del teletrabajo para personal de oficina, miembros de equipo de ambientes tradicionales en puestos de trabajo físicos, agrupados en niveles de ajuste de rutina. Estos graduales cambios de disciplina reducen las probabilidades de desmedro de la productividad del empleado, y tratan mas bien, de aumentarla como individuo; abordando, inclusive, aspectos de índole personal, convirtiendo al teletrabajo más que una molestia en una disciplina seria que aumente el potencial individual.

¿Qué contiene este artículo? Un manual paso a paso para una transición de un ambiente tradicional de trabajo en oficina física, a un trabajo remoto, con la menor cantidad posible de inconvenientes de acople y ajuste de rutina. Abarca todos los aspectos tanto individuales como sociales de manera integral.

¿Para quienes está dirigido? Para todo empleado, miembro de equipo, freelancers, emprendedor, y demás personal, cuyo trabajo inherentemente no requiera su presencia física en el sitio de trabajo; como por ejemplo, médicos, constructores, operarios de talleres, etc.

¿Cómo debe leerse este artículo? En ningún caso de una sola vez. El contenido textual es pequeño en comparación en el contenido audiovisual. Por lo tanto el tiempo de lectura + el tiempo de visualización y escucha es de al menos una hora. Por tanto, la recomendación es seguir los pasos de este artículo de manera secuencial como un manual paso a paso. Luego de leer los apartados del artículo, vea el o los videos que lo acompañan en secuencia. Esta combinación multimedia, convierte al artículo además en un documental visual.

¿Qué NO es el Teletrabajo o Trabajo Remoto? Una variante de las vacaciones del trabajador, o un sinónimo de confort y comodidad. Es simplemente remover el ambiente de trabajo de la oficina física a una oficina virtual como su domicilio; lo cual, sin duda ofrece muchas ventajas y ahorros de tiempo y dinero evidentes.

¿Cuándo paso de un nivel al siguiente? Cuando se haya dominado los puntos de cada nivel, al menos se haya trazado interiorizadamente, un plan de mejora continua que haga de cada punto una disciplina rigurosa día.

NIVEL 0:

Los siguientes aspectos corresponden a pasos mínimos que debe dominar para enfrentar los desafíos del Teletrabajo:

Despertarse

Para las personas que tienen responsabilidades familiares, hijos, etc., este ítem podría pasar inadvertido, pero aún así queda la responsabilidad de iniciar a una hora prefijada el horario laboral.

Es de vital importancia que cada persona establezca estrictamente una rutina de despertarse a una hora fija todos los días laborables. Esto implica, de ser necesario el uso de alarmas y despertadores a una hora que permita estar listos a tiempo para empezar la jornada. Se debe, sin embargo, considerar el tiempo necesario para compartir con la familia antes de iniciarla, tal vez, una o dos horas antes de empezar a trabajar.

Vestimenta

Aunque parezca una recomendación sin sentido, a pesar de que uno no se movilizará a ningún sitio para empezar a trabajar. La formalidad empieza desde el hecho de vestirse para trabajar aunque sea en casa.

La norma recomendada para autoimponerse empieza con vestirse para teletrabajar. Utilizar ropa cómoda, como la que usaría para salir, salvo en los casos en los que registre videollamadas; en cuyo caso, obviamente, necesita vestirse de acuerdo a la ocasión, al menos lo que sea visto en aquellas videollamadas.

Estancia

En la introducción referimos que el teletrabajo no es más que cambiar el sitio de trabajo de la oficina al hogar. Bajo esa premisa, una parte del hogar debe convertirse simbólicamente en una oficina. Eso proporciona al cerebro una disciplina que nos ponga en modo trabajo y reduce las distracciones propias y del mundo exterior que podamos tener.

Empezar la Jornada

Antes de empezar la jornada de trabajo, tal vez luego que tenga una rutina de una videoconferencia con su supervisor o administrador, la clave es organizarse para lo que debe hacer durante el transcurso de la jornada. Esta actividad no debe durar más allá de 5 a 10 minutos.

En muy probable que la cantidad de tareas que deba realizar el día de hoy lo abrume. Por tanto necesita un esquema de organización de prioridades para abordar cada actividad de manera efectiva. La mejor herramienta para filtrar, ordenar y priorizar dichas necesidades es la Matriz Eisenhower. La cual es tan conocida, que hasta hay aplicaciones móviles para apoyarla. Esta es una herramienta promulgada por Stephen Covey en su libro recomendado “Los siete hábitos de la gente altamente efectiva“.

Matriz Eisenhower

Aplicando esta técnica se consigue que aquellas actividades importantes y urgentes sean despachadas primero, al igual que informar de cuándo aquellas importantes pero no urgentes se van a atender, luego pedir a aquellas a quienes se pueda delegar y finalmente se releguen aquellas que no son importantes ni urgentes. Esa lista de actividades sea luego validada sobre las que se puedan hacer el día de hoy. La clave es que la mayor cantidad quepan en la jornada y negociar consigo mismo, cuáles puedan ser relegadas para el día de mañana.

Postura y Ergonomía

Lo que alguna vez se hizo en su oficina para garantizar una comodidad para su desenvolvimiento adecuado en el trabajo, lo debe repetir en su hogar. Dentro de las limitaciones que pueda dar su presupuesto, se deben seguir ciertas recomendaciones mínimas para reducir las molestias en la salud fruto de este teletrabajo. También hay que tomar en cuenta factores como la ventilación o climatización, servicios básicos, iluminación para las videollamadas, deben ser tomados en cuenta. Las recomendaciones mínimas que configuran su espacio de trabajo son las siguientes:

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#Repost @biokinesiasl ・・・ Para iniciar una buena semana↪️. Consejos para una higiene postural y ergonómica para el trabajo✅. . . El término ergonomía se refiere a cómo el ser humano se adapta a su entorno de trabajo o a un objeto específico y se relaciona con una postura correcta para evitar dolores de espalda, dolor en los ojos y trastornos mayores en la vista, entre otros aspectos: -Adopte una postura adecuada al tipo de tarea que realice. -Realice pausa y descansos periódicos. ➡️ Trabajo sentado: Mantener la espalda recta y apoyada al respaldo de la silla. Los pies deben estar bien apoyados en el suelo. La mesa debe quedar a la altura de los codos. El ordenador y el teclado han de estar colocados de frente, de forma que no haya que girar el cuello o el tronco. . . ➡️Trabajo de pie: Disminuya el peso de los objetos manipulados. Evite inclinar mucho el tronco hacia delante y, en especial, girarlo o echarlo hacia atrás. Reduzca la intensidad del trabajo físico pesado, introduciendo pausas frecuentes, o alternándolo con actividades más ligeras. Alargue los ciclos de trabajo muy cortos. Cuando tenga que estar de pie durante mucho tiempo utilice un soporte para mantener un pie más elevado Use un calzado adecuado. . . #ergonómia #posturas #biokinesiasl #bioksalud #fisioterapia #salud #cuidados #terapia #espalda #estiramientos #prevencion #habitos

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Una vez definida su configuración ideal, su espacio de trabajo, y su planificación de tareas del día, está listo para empezar su jornada. Estamos asumiendo que casi el 100% de toda su jornada, la pasará al frente de un computador, tal como lo haría en su oficina tradicional. Así pues, la ejecución de actividades debe tener el máximo de productividad posible. Por lo tanto, la siguiente recomendación aplica tanto para el entorno tradicional como para el teletrabajo; con la salvedad, que la presión en persona que en el primer caso tenía puede reducirse significativamente, o por el contrario amplificarse, pues sus supervisores o jefes no tienen retroalimentación suya constante. La técnica más efectiva para realizar un trabajo altamente productivo que no amenace su salud y por ende baje su productividad, es la Técnica Pomodoro.

Técnica Pomodoro

Apps Móviles

No es necesario tener aplicaciones sofisticadas para manejar el tiempo en términos de franjas de pomodoro (tomate en italiano). Basta con realizar de algún modo las cuentas de tiempo. La meta última es que en el intervalo de esos 25 minutos, usted se permita la máxima concentración, con la mayor presión autoinflingida, como si fuera un examen o una competencia de tiempo. Esto implica deshacerse de las distracciones durante ese tiempo.

Una de las mayores fuentes de distracciones es el celular, y sus notificaciones. Por lo tanto, lo primero que debe hacer es deshabilitar todas, o al menos la mayor cantidad de notificaciones posibles; empezando por las redes sociales, grupos de Whatsapp y correos electrónicos. Desuscribirse de todos los correos cadena que sea posible, y definirse a sí mismo y ante los demás un horario para leer y contestar correos electrónicos.

Asegúrese de mientras esté leyendo correos, aplicar la “Regla de los 2 minutos de GetThingsDone (GTD)“:

#Regla2min: Cualquier #correoelectrónico que esté leyendo ahora, no debe demorarse en leer y responderse, no más de 2 minutos. Si uno de ellos necesita más de ese tiempo, responda cuándo lo va a responder, y márquelo como pendiente #GetThingsDone… Clic para tuitear

Aunque veremos más adelante algunas herramientas en línea, a modo de reseña, un par de ellas son fundamentales, no solo porque sirven como un repositorio de información que lo podemos llevar sincronizado en cualquier dispositivo, ya sea computador portátil, móvil o tableta, sino porque nos permite organizarla de acuerdo a nuestras necesidades. A la mayoría de las aplicaciones recomendadas, se las acompañará con el enlace de descarga en las tiendas, tanto de iOS como de Google Play.

Evernote
Google Keep

Trabajo solo sin Distracciones

Un énfasis que se evidencia en el trabajo tradicional en oficina y que se magnifica en teletrabajo desde casa, es luchar contra las distracciones. En este último escenario, es más fácil caer en ellas, debido a que no tenemos el ambiente con los compañeros trabajando al unísono, o nuestro supervisor o gerente al lado nuestro presionándonos para realizar una determinada tarea.

A nivel de teletrabajo, nuestro foco se centra no sólo en no caer en la tentación de las distracciones producto de nuestra falta de atención o pereza, sino también, por los factores externos que puedan suscitarse: los vendedores puerta a puerta, proveedores, ruido de los vecinos, e inclusive, nuestra propia familia, quienes tampoco han adoptado una consciencia que usted se encuentra en medio de una jornada laboral, y que al igual que usted, el resto de personas debe considerarla y respetarla. Por lo tanto, aquí hay dos frentes a dominar: las distracciones debidas a nuestra falta de atención, y aquellas provocadas por factores externos. A esta falta de atención y distraerse, se le llama Procrastinar.

Ahora bien, como vimos en el artículo anterior, reducir a cero las distracciones, no es aconsejable y depende la tarea que estemos realizando. Lo importante es reducir al mínimo las ocasiones de distracción y enfocarlas en el trabajo que estemos realizando.

Concentración

Quiero aplicar mucho énfasis en los aspectos de la concentración, y abordarlos de la manera más profesional posible. En el aspecto psicosocial, la concentración va a depender de muchos factores, entre ellos el estrés. Desde un punto de vista holístico, las recomendaciones para favorecer la concentración son:

Organizar el tiempo: Google Calendar

Desde una perspectiva genérica, para introducirnos al ambiente sincronizado entre dispositivos que necesitamos adquirir, dada nuestra condición de trabajar en cualquier ambiente, una de las herramientas más básicas que debemos aprender a utilizar es Google Calendar. No por ser necesariamente de Google, sino porque es más fácil luego buscar aplicaciones similares si no es de nuestro agrado; además de que, existe una gran variedad de aplicaciones que integran más a Google Calendar, como IFTTT, Integromat, Zapier, etc., con otras herramientas de control de tiempo, tanto gratis como gratuitas.

Pausas

¡Corre Tiempo!

Terminados los 25 minutos de trabajo arduo y contrarreloj, viene una parte no menos importante de nuestro trabajo; y son las pausas. Este tiempo es preciado porque nos permite atendernos a nosotros mismos durante 5 minutos (15 si terminan cuatro franjas pomodoro), y dejar de ser empleados. Podemos relajarnos y distraernos durante ese tiempo: tomar un descanso, un café, ir al baño, realizar llamadas personales, contestar mensaje de chat, revisar redes sociales; pero ojo, todo lo quepa en esos 5 minutos. Por eso, el contador arriba de este párrafo. Hay que se muy estrictos con este tiempo.

Una de nuestras funciones más importantes que descuidamos en nuestras oficinas tradicionales y que no la podemos traer a las virtuales, es olvidarnos de atender nuestras necesidades corporales; ya sea de ingesta como de eliminación. Por ende, debemos estar muy bien informados sobre las funciones de equilibrio y homeástasis de nuestro cuerpo y cuidarlo en nuestros tiempos de pausas.

Atención a las Funciones Corporales

Recuerde que ahora se encuentra muy probablemente en su propia casa, así que tanto el hecho de ir al baño demasiadas veces, como abstenerse a ir, es perjudicial para sus funciones fisiológicas.

Lo mismo ocurre con la ingesta de alimentos, el sedentarismo ahora ha aumentado debido a que se ha eliminado el pequeño ejercicio que representaba dirigirse a su trabajo. Esto sumado al hecho que se encuentra más cerca de su propia cocina, lo vuelve proclive, como vimos en el estudio anterior, a un desequilibrio metabólico, aumento de peso, riesgo de diabetes, hipertensión, etc.

Aunque en el momento en que se escribió este artículo, las condiciones mundiales pandémicas actuales del COVID-19, han agudizado los cuidados necesarios de nuestra salud, en el ámbito de la higiene; no es menos cierto, que la higiene es un aspecto que siempre debemos tenerlo muy en cuenta, haya una pandemia o no. Así pues, el lavado de manos (y en general, nuestra higiene personal, es fundamental), aunque estemos en nuestra propia casa; y este debe hacerse del modo correcto y recomendado por profesionales de la salud.

Coffee Breaks

En cuanto a nuestros posibles nuevos hábitos, relacionados con comer algo mientras realizamos nuestras pausas, no podemos descuidar nuestra nutrición, y procurar el equilibrio en nuestro organismo.

Ejercicios Físicos

Aun cuando en nuestra planificación diaria podemos dedicar un par de horas para realizar alguna actividad física dedicada (caminar, correr, bicicleta, gimnasio), es conveniente, vencer al sedentarismo, oxigenar nuestro cerebro y estirar nuestro cuerpo para prepararlo para continuar nuestro trabajo.

Estrés

Mientras continúa nuestro periodo de pausa, es conveniente ejecutar tácticas que reduzcan nuestra tensión y liberen nuestro estrés, de manera que nos sea más fácil rendir la siguiente franja de trabajo. Para ello no es necesario esperar al final del día, sino que se pueden realizar actividades pequeñas que nos permita controlar el estrés rápidamente.

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¡Tiempo! De vuelta al Trabajo.

Con un control de tiempo estricto para descansar, volvemos a trabajar. Si este fuera un flujo de procesos de trabajo, en este punto, diríamos que este bucle se repite n veces hasta terminar nuestra jornada del día.

Cierre de la Jornada Laboral

Tal como debemos ser estrictos dentro de la jornada laboral, también debemos serlo para salir de ella. Eso implica que una vez terminadas nuestras obligaciones, y dada la configuración de un espacio predestinado para el trabajo, podemos retirarnos al modo fuera de trabajo.

Antes de salir, debemos realizar el proceso inverso a la preparación de nuestra jornada, ahora para el cierre. Esto implica realizar una evaluación, y si es necesario, reporte de nuestras actividades del día, desafíos enfrentados, impedimentos actuales, lecciones aprendidas, pendientes para el día siguiente, etc., con la misma técnica con la que hacemos la preparación para el día. Esto hace que dicha preparación el día siguiente, nos sea más fácil y rápida.

Aquí hay un detalle fundamental: Dependiendo del ámbito que corresponda nuestra labor, el hecho de terminar nuestro trabajo, no depende del número de horas cumplidas, sino de las metas conseguidas y reportadas en ese día. Ese es el nuevo enfoque que corresponde al teletrabajo.

Sobretiempos y Horas extras: Quedarse sobretiempo, implica quedarse en el espacio de trabajo, y no salir a compartir con nuestra familia por más tiempo de la jornada laboral. Por supuesto que existe este escenario. Pero se debe partir sobre la misma definición de sobretiempo en la oficina tradicional: El sobretiempo es y debe ser la consecuencia de tener que terminar el trabajo del día, que no se alcanzó a realizar, solo por nuestra neglicencia; nada más, y nada menos. Si no cumplimos con nuestro trabajo diario dentro de la jornada, fue porque por cuatro razones: 1) Porque no destinamos con el tiempo suficiente para completar nuestras tareas. 2) Porque no previmos adecuadamente el tiempo que necesitamos para ejecutarla, y se excedió más de lo planificado. 3) Porque nos surgieron imprevistos (que no podemos enfrentar) y no tenemos una estrategia que implique postergar la continuación de nuestras actividades hasta mañana, y 4) Porque no supimos ser firmes en no aceptar, o al menos, negociar con nuestros supervisores o clientes, más actividades de las que podemos ser capaces de ejecutar en un mismo día. Por tanto, aunque nos cueste, los cuatro factores, dependen de nosotros, ya sea con nosotros o hacia los demás enfrentarlo. Este paradigma, nos hace responsables y dueños de nuestro tiempo, y nos lleva a ser inflexibles con nuestro derecho a liberarnos de la presión de dar más tiempo a nuestro trabajo, y destinarlo a nuestras familias y a nosotros mismos.

Es muy importante el hecho de poner las reglas claras del juego a los demás, de que así como deben respetar nuestro horario laboral, así también, deben respetar el estar fuera de este. Probablemente esta última regla, a veces se rompe, en el caso de los emprendedores, muchos de los cuales, no conocen ni fines de semana ni feriados. Pero esto es una excepción a la regla, comprensible, mas no justificable.

Una vez fuera del modo laboral, y fuera del espacio configurado al trabajo, es nuestro deber, ser organizados en nuestra vida familiar y personal. Cena familiar, ejercicio, lectura y superación personal (importastísimo), meditación o vida religiosa o espiritual (dependiendo de nuestras creencias), y cualesquiera actividades dirigidas hacia nuestra vida personal.

Dormirse

El proceso inverso a despertarse a una hora fija, es dormir a una hora fija. Si queremos cumplir con la primera y más elemental norma que hemos abordado, previamente tenemos que tener una hora fija, por sentido común, para dormir. Nos ayuda regular nuestro reloj biológico, renovar energías, y cuidar de nuestra salud cognitiva.

NIVEL 1: Trabajo en Equipo

Una vez que somos capaces de dominarnos a nosotros mismos, seremos capaces de dominar a nuestro entorno. La gran mayoría de las veces este nivel lo tenemos que abordar en paralelo a lo anterior, pero que quede claro, que no podemos dominar este sin tener habilidades de dominarnos a nosotros mismos.

Este nivel es mucho más técnico y social, sobre la base de lo humano. Tiene que ver con la comunicación con nuestros pares, superiores, y clientes, en el escenario en el que no tenemos contacto físico con ellos.

Medios de comunicación por Tiempos de Respuesta

El primer punto tiene que ver con los niveles de atención que debemos definir para la comunicación con nuestros colegas, y ello implica definir qué herramientas tecnológicas usar para cada caso. Si bien es cierto, el máximo nivel de formalidad escrita es el memorándum físico; salvo que tengamos el escaneado de este, o enviado por fax (que ya no es tan común usarlo), debemos contar con alguna herramienta de almacenamiento de documentación. El correo electrónico continúa siendo un medio informal sólo de comunicación y no como fuente de información.

Defina desde el comienzo con el equipo y lleguen a consensos para la creación de un “mapa de canales”, que muestre explícitamente qué tipo de comunicación deberá usarse y bajo qué circunstancia. Alinee a toda la organización para reducir la confusión. Este sólo es un ejemplo, pero debe acomodarse a la cultura organizacional.

24 horas aprox.

Slack

Canales abiertos y opcionales, para difusión y conexión entre los equipos. Cada mensaje tiene vencimiento.

24 horas aprox.
24 horas

Email

Para peticiones que no son urgentes. No usar para enviar documentación importante.

24 horas
1 hora

SMS / WhatsApp

Aplica para mensajes de voz. Comunicación instantánea y espoontánea, o si la llamada cae en el buzón de voz.

1 hora
Inmediato

Llamadas

Usar sólo para peticiones urgentes. Definir y normar con el equipo criterios de urgencia e importancia.

Inmediato
Coordinación 1 día mín.

Video conferencia

Puede ser 1-a-1 o grupal. Previa coordinación si es eventual, o fijar reuniones regulares a hojas fijas.

Coordinación 1 día mín.

Herramientas de Comunicación

Usando la tecnología como aliada, la comunicación digital debe ser un activo de la organización y sacarle el mejor provecho posible. A continuación una reseña de las más comunes y mayormente usadas aplicaciones, así como sus enlaces a las tiendas de aplicaciones móviles.

Slack

‎Slack
‎Slack
Price: Free
Slack
Slack
Price: Free

Trello

‎Trello: organize anything!
‎Trello: organize anything!

Almacenamiento Compartido en la Nube

Tal como lo referimos anteriormente, el correo debe ser la fuente de información ni de un miembro de un equipo, ni de la empresa. Deben contar con un repositorio compartido de documentación oficial de la empresa, con todas las seguridades del caso. En el caso particular de Google, Google Drive proporciona el repositorio de información, pero la edición de documentos puede estar a cargo de Google Docs, el cual permite simultáneamente la edición de un mismo documento por dos personas.

… y un largo etcétera. Le podemos dar un análisis personalizado sobre las herramientas que más se acogen a sus necesidades.

Protocolos de Comunicación

Dejando a un lado las herramientas, es primordial que primeramente definamos procesos y protocolos sobre los cuales dichas herramientas puedan usarse, sin ellas estamos a la deriva.

Fragmentos tomados del documento en inglés de LifeLabs Learning.

Sobrecomunique

Un conjunto de habilidades que se nombra una y otra vez entre los equipos y empleados remotos más exitosos es la comunicación clara y frecuente. Brinde a sus compañeros de trabajo y gerentes acceso a sus pensamientos, planes, trabajo y sentimientos, haciendo explícito lo implícito con estos cuatro hábitos:

  1. Haga su trabajo visible: decida un sistema con su gerente y equipo para actualizarse mutuamente. Por ejemplo: cree un tablero visual compartido (por ejemplo, Trello, Jira, Monday o una hoja de Google), envíe breves actualizaciones de estado por correo electrónico o Slack, o comience cada semana con un standup donde comparta lo que hará esta semana y lo que hizo la semana pasada.
  2. Divida su trabajo en fases o segmentos. Comparta el progreso o los desafíos a medida que alcanza cada marcador de progreso. ¡Esta práctica ayuda con la motivación y la comunicación!
  3. Cree normas de canales de comunicación: acuerde con su gerente y compañeros de trabajo las mejores formas de mantenerse en contacto. ¿Qué “canal” de comunicación se debe utilizar para qué situaciones? ¿El equipo prefiere el chat en tiempo real o el correo electrónico asincrónico? ¿Cuál es el tiempo de respuesta / respuesta esperado para el correo electrónico? ¿Qué tal Slack? ¿Charla? ¿Cuáles son las reglas para todos los correos electrónicos?
  4. Obtenga comentarios: las personas y los equipos más efectivos rara vez “lo hacen bien” desde el principio. El secreto para encontrar la frecuencia y el formato de comunicación correctos es seguir aprendiendo e iterando. Por lo tanto, establezca un recordatorio para usted mismo para recibir comentarios al menos una vez a la semana. Pregúntele a su gerente y colaboradores: “¿Qué es lo que desearían que hiciéramos o hiciéramos de manera diferente? ¿Qué podría hacer un 10% mejor? ¿Qué está funcionando bien?”
  5. Establezca un tiempo con su gerente para alinearse con sus normas y cadencia de comunicación.
  6. Pídale al menos una persona su opinión esta semana sobre su comunicación con ellos.

El cambio al mundo digital de comunicación en un trabajo de manera remota, supone el hecho de que, dados los tiempos de respuesta mencionados anteriormente, no siempre tenemos la fortuna de tener la respuesta a nuestros requerimientos con la misma rapidez que en una consulta cara a cara; es decir, no podemos esperar a que nos den la respuesta a lo que queremos para poder avanzar. Necesitamos hacer eficiente el uso de nuestro tiempo. Por tanto, nuestro trabajo debe ser estratégicamente estructurado de tal manera que avancemos con nuestro trabajo mientras esperamos la respuesta de alguien sobre una parte del mismo, de manera asincrónica. No es excusa, el hecho de no darnos una respuesta. Debemos trabajar más, no menos.

Haga conexiones deliberadas

Un gran riesgo al trabajar de forma remota es la sensación de desconexión y aislamiento que puede sentir de su equipo, y, lo que es más importante, que pueden sentir de usted. El cerebro humano está conectado para monitorear la dinámica dentro y fuera del grupo, y trabajar de forma remota rápidamente desencadena la sensación de exclusión en ambos lados. La buena noticia es que hay hacks fáciles para anular este problema.

  1. Conéctese unos minutos antes a las reuniones por videoconferencia: este es un truco fácil para construir más conexión social en su día. A medida que las personas inicien sesión en la reunión, aproveche este momento para preguntar sobre su día, comentar sus antecedentes y tener conversaciones breves y espontáneas como lo haría si pasara a alguien en un pasillo. Llegar temprano también es una acción de establecimiento de señal, que muestra que está en la cima de su horario.
  2. Encienda su cámara y agregue fotos a su perfil: los humanos son criaturas visuales y las investigaciones demuestran que verse a menudo es una relación importante y un generador de confianza.
  3. Configure almuerzos virtuales: la confianza se construye a través de interacciones uno a uno. Aumente su coeficiente de confianza haciendo tiempo para reunirse con personas que no conoce bien y personas que tienen influencia o experiencia de las que le gustaría aprender.
  4. Haga preguntas de siguiente nivel: la mayoría de las personas permanecen en la superficie de sus conversaciones. Eso es aburrido para todos. En cambio, haga preguntas que den una idea real. Por ejemplo, si pregunta “¿Cómo fue su reunión?” y escuche “Bien”, la siguiente pregunta de la capa sería “¡Genial! ¿Qué salió bien?”
  5. Llame a un buen trabajo y comparta su agradecimiento. ¡Informe a la gente cuando vea que algo funciona bien!
  6. Elija a una persona para preparar un almuerzo virtual o un café o té. Envíe a alguien una nota pública o privada de agradecimiento o reconocimiento.

Única Base de Consulta de Información

Las Knowledge Databases (KDB) son un nombre muy complicado para referirse simplemente, a un repositorio, en este caso digital, donde albergue la misma versión de información requerida por todos los miembros de un equipo o una empresa. Por tanto, cualquier aplicación que cumpla con estos requisitos es una buena KDB o fuente de información.

NO USAR COMO FUENTES DE INFORMACIÓN:
Correo electrónico
Slack
Discord

Los correos electrónicos se pierden y se confunden entre versiones, además de ser difíciles de buscar. Los chats grupales de WhatsApp son una manera eficiente de perder información importante. Slack es una herramienta de conversaciones grupales, no para mantener información a la mano. Discord, al igual de Slack es una herramienta poderosa de comunicación con un tiempo de vida corto.

Sobre las videollamadas

Cuando esté realizando una video llamada, concéntrese solo en la video llamada. No hacerlo ¡es una falta de educación! No esté revisando correos, ni escribiendo al WhatsApp, ni hablando con otras personas al lado suyo. Si ese es el caso, pida permiso, ponga el micrófono en mute, y no deje esperando a las demás personas más de 20 segundos. Si durante la video llamada debe revisar archivos o documentos relacionados con lo que está hablando, infórmeles que se encuentra realizando aquello, y luego de eso continúe con la conversación.

Los siguientes detalles hacen que la relación laboral entre colegas, en el mundo digital, sea mucho más próspera y llevadera. Parecen detalles insignificantes, pero hacen la diferencia.

Que no hayan dos personas tras una camára
Mirar a la cámara
Habilidades en Internet

Parece obvio que para trabajar de forma remota, necesitamos una conexión a Internet confiable, pero es algo que a menudo olvidamos hasta que ese retraso comienza justo en el medio de una reunión importante. Por lo tanto, no piense solo en tener una buena conexión a Internet. Piense en tener buenas habilidades para manejarse en Internet:

Soporte técnico: Sepa con quién ponerse en contacto en su empresa y en la empresa de su proveedor de Internet si hay un problema. Tenga su información de contacto guardada en su escritorio.

Prueba de velocidad: aprenda a hacer una prueba de velocidad para verificar la conectividad y predecir problemas antes de una reunión o un plazo importante.

Opciones: comuníquese con su proveedor de Internet para conocer todas sus opciones de actualización de Internet.

Cableado: aprenda a conectarse físicamente al enrutador (router) si la conexión inalámbrica se cae.

Punto de acceso: aprenda a usar su teléfono como punto de acceso en caso de que la conexión a Internet sea lenta o se caiga. Si es necesario, considere obtener un punto de acceso externo.

Auriculares: Es tentador usar el micrófono incorporado de su computadora portátil, pero esto generalmente conduce a una mala calidad de sonido para los oyentes. La calidad del sonido es importante. A distancia, influye en la atención y los sentimientos en la conexión. Nuestros cerebros también pueden pensar inconscientemente que alguien con quien es difícil escuchar es difícil trabajar. Por lo tanto, use auriculares con micrófono incorporado. Los auriculares que vienen con su teléfono celular suelen ser una opción de alta calidad. Hay muchas otras opciones de bajo costo.

Pídale a sus compañeros de trabajo que compartan fotos de sus espacios de trabajo, para que puedan inspirarse mutuamente. Decida una cosa que puede hacer para optimizar su configuración, digamos en un 10%. Practique verificando la velocidad de su conectividad y conectando el punto de acceso de su teléfono. Haga un control de calidad. Durante su próxima llamada, pídale a un compañero de trabajo que califique su calidad de sonido en una escala del 1 al 10. Agregue un recordatorio a su calendario ahora, para que no lo olvide.

Sobre los correos electrónicos

A pesar de haber transcurrido más de 10 años, la Netiqueta, que se venía hablando desde ese entonces, ahora está más vigente que nunca.

Sea conciso en sus respuestas. Las únicas respuestas posibles deben ser: Sí | No | Te respondo el dd/mm/aaa | La información solicitada. Para este último ítem, las exclamaciones y adornos sentimentales están de más. Solo se necesita información numérica y un análisis muy puntual. Las únicas veces que son requeridos, son para ofrecer oportunidades de venta y marketing. Lo único permitido son las comparaciones numéricas, fruto de análisis a los datos: “Esto representa una disminución en más de la mitad del gasto en relación con la semana pasada”. Para clarificaciones y demás, escriba la respuesta sin apasionamientos; una vez terminada, borre todo el texto, y vuelva a escribir otra vez, pero resumido a la mitad. Esto también es una forma de respeto al tiempo de los demás.

Hay muchas más recomendaciones específicas, pero estas son las que se aplican en la mayoría de los casos, la mayoría de las veces.

NIVEL 2: Teletrabajo Fuera de Casa

Una vez que somos capaces de dominar nuestra autodisciplina, y manejarnos apropiadamente con nuestros compañeros desde nuestras casas, o lugares fijos definidos para realizar nuestro trabajo. Estamos listos para movernos, y convertir a nuestra oficina en oficina móvil; puesto que, los hábitos de teletrabajo, estarán tan arraigados y depositados enteramente en el mundo digital, que no dependemos de un ambiente físico para laborar.

Las únicas limitaciones para movilizar nuestra oficina, ya sea a un café o a la calle, son básicamente físicas: Internet, ruido, iluminación, etc., los cuales no solo que no debemos tener, sino que son un problema que no podemos pasárselo a las personas con las que trabajamos. En cuyo caso, debemos regresar al Nivel I.

Libros recomendados

Recomendaciones avanzadas

Las recomendaciones que siguen para este nivel giran en torno a mejorar las herramientas tecnológicas y físicas que mejoran nuestro trabajo y lo vuelven más ágiles: Mejor iluminación, mejor audio, mejor conexión a Internet, aplicaciones más efectivas, etc.

En el siguiente artículo abordaremos la misma transición al teletrabajo, desde la perspectiva del empleados, de los gerentes, dueños de empresa, recursos humanos, etc. Todas las implicaciones que deben tomar en cuenta, y cómo hacer dicha transición con el menor costo e inconvenientes posibles.

Teletrabajo para Gerentes y Dueños de Empresas
del escritorio del MSIG Ing. Roger Salinas-Robalino, PMP
Del escritorio del MSIG Ing. Roger Salinas-Robalino, PMP

Máster en Sistemas de Información Gerencial de la Escuela Superior Politécnica del Litoral (ESPOL). Project Management Professional (PMP®). Miembro activo del Project Management Institute (PMI®), Capítulo Ecuador, desde el mismo año. Tiene más de 10 años de experiencia en el Sector Financiero y Banca, en el área de Tecnología de Información y Comunicaciones y Desarrollo de Aplicaciones y Sistemas, y más de 6 años en Administración Estratégica de Proyectos Institucionales. Ha trabajado desde el 2006 en dos de los mayores bancos de la ciudad de Guayaquil como Director de Proyectos. Ha liderado y culminado diversos proyectos, entre otros: Migración de Contact Centers, físicamente y actualización de su infraestructura tecnológica, Implementación de módulos completos de ERPs para varios departamentos, con su correspondiente adaptación y entrenamiento. Lanzamiento de nuevos canales financieros y Corresponsales No Bancarios. Nuevos productos para personas naturales y jurídicas. Actualización y optimización de la plataforma de Interaction Voice Response (IVR). Otros de complejidad similar. Ha dictado clases de Project Management y el uso de Microsoft Project Professional 2013, entrenamiento y formación profesional en Centros de Educación Continua en todo el país.

2 comentarios en “Disciplina de Teletrabajo para Equipos”

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