Project Management Ecuador

Planificación de Comunicaciones por medio del Acta de Constitución

Planificación de sus herramientas de comunicación usando el Acta de Constitución: quién, qué, dónde,… etc.

Cuando pensamos en poner en marcha un proyecto es normal que las ideas vayan y vengan. Muchas veces en la organización olvidamos ciertas cosas que merecen nuestra total atención, por ejemplo la planificación de las herramientas de comunicación, para entender cómo podemos planificarnos mejor en esta área pensamos que los gerentes de proyecto podrían pasar por una serie de preguntas de planificación en torno a esa herramienta que los ayudaría a comprender cómo usarla mejor. Esas preguntas incluyeron, quién, cuándo, por qué, cómo, qué… etc. Se observaron 10 preguntas para cada herramienta.

Analicemos algunas de estas preguntas de planificación ahora. Comencemos con el Acta de Constitución.

Preguntas de planificación del proyecto:

1. ¿Cuándo ocurriría el desarrollo del Acta de Constitución?

R: Durante la de iniciación de cada fase del proyecto

2. ¿Quién va a usar esta herramienta, tanto desde un estado de entrada como de salida?

R: Alta Gerencia, propietarios, ejecutivos, gerente de proyecto, miembro del equipo, subcontratistas, medios de comunicación.

3. ¿Por qué vas a usar esta herramienta?

R: Para comunicar el alcance, las metas y los objetivos del proyecto.

4. ¿Cómo vas a usar esta herramienta?

R: La Alta Dirección usará el documento para decidir si procede con el proyecto. Determinará los costos estimados, obtendrá las primeras pinceladas del cronograma, recopilará las soluciones propuestas e identificará las necesidades. El Gerente del Proyecto lo usará como una autorización para adquirir los miembros del equipo y utilizar el presupuesto asignado al proyecto

5. ¿Cómo distribuirá la información?

R: formato de documento como Microsoft Word, sistema de control de documentos, correo electrónico, presentación en persona

6. ¿Cuándo distribuirá la información?

R: Al vender el proyecto a la alta gerencia o clientes que necesitan aprobar el proyecto, reunión de inicio del proyecto, a pedido

7. ¿Qué decisiones puedes o debes tomar de esta herramienta?

R: La Alta Dirección o los clientes toman una decisión de ir / no ir sobre el proyecto, decisiones de programación, decisiones de costos, decisiones de recursos y alcance; haciendo todo esto desde la herramienta

8. ¿Qué información proporciona esta herramienta para su proyecto?

R: El Acta de Constitución proporciona una idea de cuánto tiempo puede tomar, cuánto puede costar, identificar desafíos técnicos, comparaciones de proyectos similares, si corresponde

9. ¿Qué información histórica y legal necesitas almacenar?

R: Decisiones sobre por qué se aprobó o rechazó el proyecto y la información sobre las lecciones aprendidas

10. ¿Cuáles serán los requisitos de personal (tipo de rol) para ejecutar y mantener estas herramientas?

R: Cliente o patrocinador, alta gerencia, posiblemente el gerente del proyecto.

Tenga en cuenta estas preguntas para llevar por buen camino la planificación de su proyecto.

Si necesita nuestra asistencia para sacar adelante su proyecto, no dude en contactarnos. Estamos prestos para brindarle Asesoría OnLine en Dirección de Proyectos. Si lo que desea es certificarse como Director de Proyectos, opte por nuestro Programa Integral de Capacitaciones.

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