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Herramientas mínimas de Comunicación para la Gestión de Proyectos

Herramientas de comunicación para la gestión de proyectos

Se ha vuelto muy común que algunas personas que manejan proyectos, de vez en cuando se pregunten, especialmente en las instancias de iniciación, “¿Cuál es el conjunto MÍNIMO de herramientas de comunicación que puedo usar en mis proyectos?” . Aunque difícil de creer, muchos directores buscan lo mínimo. Por eso, hoy traigo un conjunto de herramientas que podrían tomarse como esenciales para aplicarlas desde ya en el proyecto a desarrollar.

Estas herramientas incluyen:

  • Organigrama del proyecto
  • Círculo del diagrama de comunicaciones
  • Matriz de requisitos de comunicaciones
  • Matriz de informe de roles
  • Calendario del proyecto
  • Calendario de creación de informes de proyecto
  • Estructura de desglose del trabajo (EDT), o Work Breakdown Structure (WBS)
  • Gráfico de dispersión
  • Boletín del proyecto
  • Registro de riesgos del proyecto
  • Matriz de riesgos del proyecto
    • Matriz de riesgos financieros del proyecto
  • Incidentes del proyecto
  • Elementos de acción del proyecto

Si se pregunta, ¿eso es todo lo que necesito? Sí, recuerde que es un conjunto mínimo de herramientas para su proyecto. No expresamos que son las únicas pero podrían empezar por estas. Ahora le explicaremos por qué son significativas para usar en sus proyectos.

Organigrama del proyecto: Cada gerente de proyecto debe tener alguna herramienta para describir quién está en el proyecto. Se le pedirá esto continuamente y tendrá un organigrama para ver quién tiene sentido del proyecto.

Círculo del Diagrama de Comunicaciones: El Círculo de Comunicaciones será un reemplazo sorprendente para un Organigrama del Proyecto si su empresa no acepta un organigrama con el Gerente del Proyecto en la parte superior. Algunas organizaciones son totalmente así y no le permitirán crear un organigrama del proyecto, por lo que debe crear un gráfico del círculo de comunicaciones en lugar de un organigrama.

Matriz de requisitos de comunicaciones: La Matriz de requisitos de comunicación se utiliza para documentar las conversaciones que el Gerente del Proyecto tiene entre el inicio y los diversos roles del proyecto. Por ejemplo, cuando el Gerente del Proyecto se sienta y habla con el cliente sobre los diversos informes que desea ver en el proyecto, el gerente del proyecto documenta esa conversación en la Matriz de requisitos de comunicación.

Matriz de informes de roles: La matriz de informes de roles se centra en quién obtiene qué informe y cuándo. Esta herramienta es excelente cuando intenta determinar quién está recibiendo informes de estado, informes financieros, boletines, etc. Cuando los gerentes de proyecto pasan el tiempo y documentan quién obtiene la información y cuándo es importante para comunicarse de manera efectiva en sus proyectos.

Calendario del proyecto: El calendario del proyecto es uno de los documentos más importantes del proyecto y que he usado durante muchos años. Simplemente no comienzo un proyecto sin un calendario y creo que es fundamental para el éxito de la ejecución de un proyecto. El proyecto es tal como usted lo crea, es un calendario donde documenta los principales eventos del proyecto. Reuniones de inicio y los principales hitos son todos los eventos importantes que entran en el calendario del proyecto.

Calendario de creación de informes de proyectos: Una de las ventajas de utilizar un calendario de generación de informes es comprender cuándo se crean los informes de proyectos. Si no pasa el tiempo y documenta exactamente cuándo se crean y luego se envían los informes, nunca podrá ponerse al día. Piense en todo el trabajo que tiene para ejecutar un proyecto, ahora piense en tener una herramienta que documente exactamente cuándo se necesitan informes cada semana, mes o trimestre. Utilizo la Matriz de informes de roles como punto de partida, y luego empiezo a crear el Calendario de creación de informes de proyectos y, cuando se usan juntos, es una herramienta de comunicación muy poderosa.

Estructura de desglose del trabajo (EDT): La EDT es una de las herramientas de comunicación más importantes para un proyecto. Los gerentes de proyecto deben asegurarse de que sus proyectos tengan uno y lo comuniquen regularmente. La EDT es la mejor herramienta gráfica para justificar el alcance del proyecto y si la tarea del proyecto no está en la EDT, entonces no está dentro del alcance del proyecto. Es así de simple.

Gráfico de dispersión: El gráfico de dispersión se usa por una diversidad de razones para los proyectos y debe ser una herramienta a la que recurra un gerente de proyecto cuando desea informar datos. Creo que el diagrama de dispersión es una herramienta muy poderosa para los gerentes de proyecto. Cuando los gerentes de proyecto necesitan informar parámetros numéricos relacionados, o si usted tiene una fuente con múltiples valores, utilice uno de estos gráficos para estos fines.

Boletín informativo del proyecto: Una de las herramientas que parece estar quedando en el camino en estos días. Creo que es una herramienta importante para cada gerente de proyecto. El valor del boletín del proyecto es que reúne el estado del proyecto y el lado de las personas en una sola herramienta. El estado del proyecto se incluye en el boletín del proyecto. Pero si Roberto, el del rol de pruebas, está cumpliendo 15 años en la compañía, usted también lo agrega al boletín del proyecto. El boletín informativo del proyecto es una de las únicas herramientas de comunicación donde puede combinar elementos de trabajo y elementos personales en un solo documento. ¡No subestime el poder de este documento y comience a crearlos para sus proyectos hoy!

Registro de riesgos del proyecto: Cada proyecto tendrá conflictos y, por lo tanto, cada proyecto necesita un registro de riesgos. El registro de riesgos será una de las herramientas más usadas junto con la lista de incidentes. La mayoría de los gerentes de proyecto comienzan sus proyectos estableciendo un registro de riesgos y, por lo tanto, un elemento básico en la caja de herramientas de cada gerente de proyecto.

Matriz de riesgos del proyecto: Una vez que tiene un registro de riesgos, tiene lo que necesita para crear y comunicar su matriz de riesgos. La matriz de riesgos es una herramienta de comunicación perfecta para sus informes de estado, boletines y sus ejecutivos. Los colores y la simplicidad de la matriz hacen que su consumo sea rápido, y una herramienta de comunicación favorita para los ejecutivos y el equipo de liderazgo.

Matriz de riesgos financieros del proyecto: La matriz de riesgo financiero se ve y se siente exactamente como la matriz de riesgo, con la mayor diferencia es que en lugar de ver la identificación de cada riesgo en las celdas de intersección, verá el presupuesto que representa el valor monetario esperado requerido si ocurren los eventos de riesgo.

Incidentes del proyecto: Al igual que el registro de riesgos, cada proyecto almacenará alguna versión de una lista de incidentes. La lista de incidentes y el registro de riesgos serán las herramientas más usadas en su proyecto y las que tanto el gerente del proyecto como los miembros del equipo pasarán más tiempo actualizando y comunicando. Una de las tendencias que vemos que ocurre es la combinación de estos dos registros en uno solo, y sugeriría mantenerlos separados. Los campos son diferentes en ambos y los tiempos limitados que los riesgos se trasladaron a los problemas, la cantidad de datos duplicados es limitada.

Elementos de acción del proyecto: Una de las herramientas más infravaloradas pero críticas de un gerente de proyecto es un registro de acción. Cada gerente de proyecto necesitará un registro de acciones, y esa será una herramienta esencial para administrar las operaciones diarias del proyecto.

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